Nota

• Àmbit: Espanya
• En origen, l'empresari o l'empresària podia portar voluntàriament la comptabilitat del negoci, però el Codi de comerç (CCom) va introduir l'obligació de l'empresa, sigui persona física o jurídica, de dur una comptabilitat. Els objectius del deure de comptabilitat són garantir la protecció dels creditors en el cas d'insolvència, garantir l'autenticitat dels comptes que reflecteixen el patrimoni real de la societat, protegir els interessos dels treballadors per conèixer la situació econòmica de l'empresa i protegir l'interès econòmic dels socis. Per a complir aquestes finalitats, el deure de comptabilitat es basa en uns principis jurídics que es recullen en tot l'articulat del CCom: principi de claredat i exactitud, principi de veracitat i principi de secret comptable i de verificació o auditoria externa.
  El contingut d'aquesta obligació empresarial està regulat en diverses normes tant mercantils, com ara el CCom, amb les modificacions sofertes per la quarta i la setena directives comunitàries en matèria de societats, el Reglament del Registre Mercantil (RRM), i la regulació que conté la Llei de societats anònimes (LSA) i la Llei de societats de responsabilitat limitada (LSRL), com comptables, com ara el pla general de comptabilitat, que recull un conjunt de normes que formula un sistema de comptes normalitzat, i les normes internacionals de comptabilitat.
  L'article 25 del CCom defineix el contingut i l'abast de l'obligació de portar uns comptes anuals i remarca que aquesta comptabilitat s'ha de portar d'una manera ordenada i ha de ser adequada a l'activitat de l'empresa. El seguiment de totes les operacions que dugui a terme l'empresa durant l'activitat empresarial és cronològic i ha d'anar acompanyat de l'elaboració d'uns balanços i inventaris de caràcter periòdic.
  El deure de comptabilitat comporta l'obligació de l'empresa de portar la comptabilitat i instaurar un règim de responsabilitat en cas d'incompliment d'aquesta obligació. La comptabilitat l'han de dur directament els empresaris o altres persones degudament autoritzades, sens perjudici de la responsabilitat d'aquells en l'actuació de llurs apoderats (art. 25.2 CCom). Els empresaris tenen l'obligació de conservar els llibres, la correspondència, la documentació i els justificants de llur negoci, de manera ordenada i durant un període de sis anys. Aquest període de sis anys s'inicia a partir de l'últim assentament realitzat en els llibres comptables, a excepció que hi hagi una disposició especial que indiqui un altre termini o còmput. Els empresaris no queden eximits del deure de comptabilitat durant l'exercici de llurs activitats empresarials. Si l'empresari és una persona física, en cas de defunció de l'empresari o l'empresària, el deure de responsabilitat recau sobre els hereus i, si és una persona jurídica, en cas de dissolució de la societat, els liquidadors han de complir els deures comptables (art. 30 CCom).
  La comptabilitat de l'empresa és secreta. El CCom recull els casos en què es perd aquesta característica. La jurisdicció ordinària pot decretar d'ofici o a instàncies de la part interessada, la comunicació o el reconeixement general dels llibres, la correspondència i altres documents dels empresaris. Aquests casos són la successió universal en l'activitat empresarial, situacions de concurs, liquidacions de societats o entitats mercantils, expedients de regulació d'ocupació i quan els socis o els representants legals dels treballadors tinguin dret a examinar-los directament. El reconeixement de llibres i de documents de l'activitat empresarial, cal fer-lo a l'establiment de l'empresari o l'empresària, en presència seva o de la persona que apoderi per a actuar en lloc seu i s'han de prendre les mesures oportunes per a la conservació i la custòdia adequades dels llibres i dels documents. En qualsevol cas, la persona que hagi sol·licitat el reconeixement i a instàncies de la qual s'hagi decretat aquest, pot utilitzar els serveis d'auxiliars tècnics en la forma i el nombre que el Jutge consideri necessari (art. 32 i 33 CCom).
  Com a llibres obligatoris de la comptabilitat de l'empresa, el CCom estableix l'obligació de dur un llibre d'inventaris i comptes anuals i un llibre diari. Es poden qualificar de llibres especials: el llibre d'actes que han de dur les societats mercantils; el llibre de registre d'accions nominatives que han de dur les societats anònimes i les societats en comandita per accions, que es regeixen per les normes sobre legalitzacions que instaura el CCom pels llibres obligatoris, i també el llibre de registre de socis de les societats de responsabilitat limitada.
  El CCom determina com s'han de legalitzar els llibres obligatoris de l'empresa (llibre d'inventaris, llibre de comptes anuals i llibre diari). La legalització dels llibres de l'empresa és un requisit formal extrínsec. La legalització dels llibres en comporta la presentació al Registre Mercantil on el registrador o la registradora ha de posar en el primer foli de cada llibre una diligència del nombre de folis del llibre, i en cada full dels llibres, el segell del Registre. És vàlida la legalització feta en el Registre d'origen en cas de canvi de domicili de l'empresa (art. 27 CCom). Igualment és vàlida l'execució d'assentaments i anotacions per a qualsevol procediment idoni sobre fulls que després han de ser enquadernats correlativament per a formar els llibres obligatoris. Aquests fulls han de ser legalitzats en un termini de quatre mesos, a partir de la data del tancament de l'exercici social. Cada Registre Mercantil ha de dur un llibre de legalitzacions. Aquests llibres es poden dur per mitjans telemàtics. Com a requisits formals intrínsecs dels llibres de l'empresa, el CCom estableix que tots els llibres i els documents comptables han de ser duts amb claredat per ordre de dates, sense espais en blanc ni ratllades. Els errors i les omissions que hagin sofert les obligacions comptables han de ser esmenats en el mateix moment en què es constatin. Els valors continguts en els llibres s'han d'expressar en euros.
  Les disposicions aplicables als llibres d'actes es regulen en el RRM. No obstant això, el CCom disposa que en el llibre d'actes han de constar els acords adoptats per les juntes generals i especials i els acords adoptats pels òrgans col·legiats de la societat, amb les dades relatives a la convocatòria i a la constitució de l'òrgan, un resum dels assumptes debatuts, les intervencions de les quals s'ha sol·licitat constància en les actes, els acords adoptats i els resultats de les votacions. Qualsevol soci i les persones que, si és el cas, han assistit a la junta general en representació dels socis no assistents, poden obtenir en qualsevol moment una certificació dels acords i de les actes de les juntes generals. Els administradors són les persones encarregades de presentar en el Registre Mercantil, en els vuit dies següents a l'aprovació de l'acta, un testimoni notarial dels acords inscriptibles (art. 26 CCom).
  El CCom determina el contingut i les formalitats dels llibres comptables. El llibre d'inventaris i de comptes anuals s'ha d'obrir amb un balanç inicial detallat de l'empresa i trimestralment s'hi han d'inscriure amb sumes i saldos els balanços de comprovació. En aquest llibre, també s'hi han d'inscriure l'inventari de tancament d'exercici i els comptes anuals. El llibre diari registra dia a dia totes les operacions que duu a terme l'empresa, però és vàlida l'anotació conjunta dels totals de les operacions per períodes no superiors al mes. En aquest darrer cas el detall de les operacions han d'aparèixer en altres llibres o registres concordants. L'articulat de la LSA recull el contingut que hauria de tenir l'estructura del balanç i el contingut i la sistemàtica dels comptes anuals. La major part de les disposicions recollides en aquest text són aplicables també a les societats de responsabilitat limitada (art. 171 al 202 LSRL).